Uspořádat sousedskou akci za pět tisíc korun zvládne každá ZO v Brně. Peníze jsou připravené, na magistrát nechodíte a vyúčtování se vejde do jednoho e-mailu. Háček je jinde. Dvě podmínky se dají splnit jen před akcí, a kdo se o nich dozví až při vyúčtování, přijde o celý příspěvek. Sepsali jsme, jak memorandum účtujeme na Zaječí hoře 1 od roku 2024.

Celé se to dělí na dvě části: žádost odevzdáte v říjnu rok dopředu, vyúčtování pošlete po akci.

Odkud ty peníze vlastně tečou

Memorandum o spolupráci v oblasti podpory zahrádkářské činnosti pro veřejnost na území města Brna uzavřelo v roce 2021 statutární město Brno s územním sdružením ČZS Brno-město – ne s jednotlivými základními organizacemi. V článku III se město zavazuje poskytovat na zahrádkářské akce, vzdělávací aktivity a zapojení dětí a mládeže ročně až 100 000 Kč formou individuálních dotací.

Tuhle částku pak ÚS ČZS Brno-město rozděluje mezi své základní organizace. Proto nikam na magistrát nechodíte a s odborem životního prostředí nejednáte – veškerá komunikace jde přes kancelář územního sdružení. A proto se také nežádá o dvacet tisíc: na jednu akci je doporučeno žádat do 5 000 Kč, aby se dostalo na víc organizací.

Dvě věci, které musíte stihnout před akcí

1. Mít akci v říjnové žádosti

Začátkem října posílá každá organizace do kanceláře ÚS žádost o příspěvky na příští rok. Bez řádku v té tabulce vaše akce v rozpočtu není. Dejte si připomínku na konec září – tou dobou už musíte tušit, co budete celý příští rok dělat. Prázdný formulář máte níže ke stažení.

2. Dát na pozvánku obě loga

Akce musí být otevřená veřejnosti a pozvánka musí nést znak ČZS i znak města Brna, k tomu kdy a kde se koná.

Hotovou pozvánku pošlete do kanceláře ÚS – rozešle ji dál po brněnských organizacích. Propagace zadarmo. Tatáž pozvánka pak jde po akci do vyúčtování jako povinná příloha.

Vytištěnou pozvánku vyvěste na veřejném místě a vyfoťte ji. Fotka povinná není, ale za dvě vteřiny u vývěsky máte doloženo, že akce mířila ven z osady.

Žádost o finance z memoranda

Plán činnosti vaší ZO bývá mnohem bohatší – brigády, členské schůze, zájezd. Do žádosti z memoranda jde jen to, co pořádáte pro veřejnost a na co chcete peníze. Formulář je jednoduchá tabulka, jeden řádek na akci.

Pod tabulkou se uvádí datum, kdy plán projednal výbor ZO, a podpis s kontaktem na odpovědnou osobu. Tu si poznamenejte – kancelář ÚS pak během roku píše právě jí.

Vyplněný formulář vypadá takhle. Je to výřez z našeho plánu na rok 2026:

Nebojte se změn

Žádost z října je odhad, ne slib. Za rok se stane spousta věcí – lektorka onemocní, na semínkovou burzu se nikdo nepřihlásí, zato vás v červnu napadne něco lepšího. Nic z toho vám příspěvek nebere.

Na co příspěvek utratíte

Memorandum kryje neinvestiční náklady spojené s pořádáním akce – zajištění programu, lektorné, výtvarný materiál, ceny pro soutěžící, tisk pracovních listů, propagaci. Peníze musíte utratit v tom kalendářním roce, na který byly přiděleny: faktura z ledna dalšího roku už do vyúčtování nepatří.

Na lavičku, plot ani zahradní domek memorandum není. Investice řeší fond rozvoje ČZS – ten najdete na stránce Kde vzít peníze.

Po akci: šest věcí do kanceláře ÚS

Vyúčtování jde e-mailem do kanceláře ÚS ČZS Brno-město na czsbrno@seznam.cz. Většina organizací všechno prostě připne jako přílohy a je hotovo.

My to děláme jinak: podklady nahrajeme na Google disk a v mailu pošleme jediný odkaz na složku. Kancelář si otevře, co potřebuje, výbor má podklady kdykoli po ruce a kontrolní komise se do nich podívá bez doprošování. Na vyúčtování si dáváme čtrnáct dní po akci, dokud si ještě pamatujeme, kdo co platil.

Jak vypadá žádost o příspěvek

Pozor na názvosloví: tenhle dokument posíláte po akci a s říjnovým plánem akcí nemá nic společného. Předepsaný formulář na něj neexistuje, stačí jedna stránka, kterou si založíte jednou a u další akce jen přepíšete čísla.

Prázdný vzor ke stažení – udělejte si kopii a doplňte číslo účtu vaší ZO. Vyplněný vypadá takhle:

Celkové náklady musí být alespoň tak vysoké jako příspěvek, nikdy nižší. Rozdíl vykážete na posledním řádku jako vlastní náklady. Vyplatí se ho tam mít: čím větší podíl zaplatíte ze svého, tím líp je vidět, že akci opravdu táhnete, a ne že čekáte jen na dotaci.

Co je nad pět tisíc, nemusíte platit z členských příspěvků. Dá se to pokrýt z dotace městské části nebo z fondu aktivit ČZS – jen hlídejte, ať tutéž fakturu nepošlete do dvou vyúčtování.

Doklady stahujte průběžně

Ke každé položce ze soupisu patří dvojice souborů: faktura nebo paragon a potvrzení o platbě stažené z internetového bankovnictví jako PDF. Samotná faktura nestačí – dokládá, co jste si objednali, ne že jste to zaplatili.

Potvrzení stahujte hned po každé úhradě, ne hromadně v prosinci. Ve výpisu za celý rok se konkrétní platba lektorce z března hledá dlouho. My si pro každou akci zakládáme na Google disku složku pojmenovanou po měsíci a všechno sypeme rovnou tam – faktury, potvrzení, pozvánku i fotky. Až přijde čas vyúčtování, je hotové: stačí zkopírovat odkaz na složku do e-mailu.

Na čem to obvykle vázne

Kam se kouknout

• Memorandum ČZS a města Brna – plné znění včetně článku IV, kde je výčet akcí, na které město spolupráci mířilo
• Kde vzít peníze – ostatní zdroje pro ZO a komunitní zahrady, od fondů ČZS po nadace
• Kalendárium – co výbor musí kdy odevzdat, aby mu nic nepropadlo
• ÚS ČZS Brno-město – adresa kanceláře, úřední hodiny a telefon na tajemníka