Na stavbu kompostérů na osadě Malina jsme v září 2026 poslali sedm kanálů: facebookovou událost, pět postů, tiskovou zprávu, článek do zpravodaje městské části, článek do městských novin a newsletter. Podle pořadatele nejvíc lidí přivedla áčková tabule opřená o plot u vchodu do osady. Papír na správném místě zastihne souseda, který na Facebooku není a zpravodaj otevře až za týden.

Sepsali jsme, jak akce propagujeme, i s tím, co nám nevychází. Celý rozpis běží pozpátku od data akce, protože nejpomalejší kanál – tištěný zpravodaj – potřebuje dva měsíce náskok. Kdo začne měsíc před akcí, o tisk přišel, ať píše sebelíp.

Zpětný kalendář

Označte si měsíc, kdy se akce koná, jako M. Měsíc předtím je M-1, dva měsíce předtím M-2. Všechny uzávěrky redakcí se pak dají spočítat dopředu a nemusíte je hlídat každou zvlášť.

Velká akce, nebo malá

Rozhodněte se hned na začátku. Velká akce spolkne dvojnásobek práce a u běžného workshopu se to nevrátí.

Zpravodaje a časopisy

Zpravodaj se vybírá podle místa akce, ne podle toho, kde má spolek sídlo. Zahrada v Králově Poli patří do Královopolských listů, brigáda na Kraví hoře do zpravodaje Brno-střed, i když je to pořád tentýž pořadatel. Do jedné redakce posíláme jeden text, do zbytku jde společná tisková zpráva.

Tabulka výš drží redakce, se kterými pracujeme my. Kontakty a uzávěrky všech brněnských zpravodajů najdete o kus níž. Odesílejte zhruba týden před uzávěrkou, aby si text stihli přečíst partneři a ještě zbyl čas na opravu. A počítejte s tím, že tisk pracuje pomalu a pro celou zahradu, ne pro jednu akci – v dotazníku se nám ozval člověk, kterého přivedl článek o úplně jiném projektu, vyšlý o měsíc dřív.

Zpravodaje brněnských městských částí

Radniční zpravodaj je pro akci na osadě často účinnější než celoměstské médium – chodí do schránek přesně těm lidem, kteří to k vám mají pěšky. Podle uzávěrky si zpětně spočítejte, kdy musíte mít text hotový. Měsíčník s uzávěrkou 10. dne znamená psát do 1., čtvrtletník s uzávěrkou 5. září znamená začít v půlce srpna.

Tisková zpráva

Píšeme ji jen u velkých akcí a jen tehdy, když má akce novinku – zahájení, milník, výsledek, číslo. Pozvánka bez novinky se do zpráv nedostane.

• Nadpis je novinová zkratka, ne název projektu. Co se stane a proč je to zajímavé.
• Perex, tedy úvodní tučný odstavec, nese celou zprávu. Kdo, co, kdy, kde, proč – ve dvou až čtyřech větách. Redaktor často nečte dál.
• Citace se jménem a funkcí, harmonogram, odstavec o tom, kdo za akcí stojí, kontakt s telefonem.
• Každá skupina redakcí má jiný čas. Do zpravodajů městských částí a do zahradnických časopisů – iZahrádkář a spol. – jde zpráva podle jejich uzávěrky, tedy měsíc až dva před akcí. Regionálním redakcím – Brněnský deník, iDnes Brno, MF Dnes Brno – ji posíláme tři týdny před akcí, kdy je ještě aktuální. Text v těle e-mailu a zároveň v příloze PDF, redakce si vybere.
• Předmět e-mailu: Tisková zpráva – název akce, termín a datum.

Letáček

Děláme ho v Canvě. Opakující se akce mají šablonu, kde se mění jen rok a datum, a sezónní přehled akcí je jediný design s novou stránkou na každou sezónu – staré zůstávají uložené jako archiv.

Canva Nonprofits dává registrovaným spolkům všechny prémiové funkce zdarma a tým až pro padesát lidí. Jak o ni požádat, najdete na stránce Nefinanční zdroje – formulář vyřídí zhruba do tří dnů. Nechce se vám zakládat vlastní účet? Napište nám a uděláme vám složku na naší Canvě, do které budete moct sami psát.

Když akci platíte z memoranda ČZS a města Brna, patří na pozvánku znak svazu i logo města. Obě loga i pravidla jejich použití jsou ke stažení na stránce o memorandu – šablonu s nimi si založte jednou a rok co rok v ní měňte jen datum.

• Do tisku devět týdnů před akcí. Tiskárna i roznos si vezmou svoje.
• Tiskněte s rezervou. Padesát kusů navíc stojí pár korun a ušetří druhou cestu do tiskárny.
• QR kód vede na stránku akce, ne rovnou na přihlašovací formulář. Návštěvu cizí domény vám žádná měřicí sada nespočítá, takže byste nevěděli, jestli letáček zabral.
• Na web nahrávejte JPG, ne originál z Canvy. Z 3,4 MB uděláte 550 kB, aniž by to bylo poznat.
• Vstupné na letáku je zdroj pravdy. Když se čísla rozejdou, opravují se weby podle letáku – ten už je vytištěný a ve vývěsce.

Facebooková událost a posty

Událost zakládáme dva měsíce před akcí, hned jak je hotový letáček. Je to adresa, na kterou pak odkazuje všechno ostatní: článek do zpravodaje, záznam na portálu, pozvánka na webu. Informace si z ní berou i redakce – a ty potřebují čas, aby akci stihly předat dál. První post ale jde ven až měsíc před, dřív by se zprávy o téže akci rozmělnily.

Podílí se na akci víc organizací? Přidejte je k události jako spolupořadatele, jak postupně potvrzují účast. Událost se tím ukáže i jejich sledujícím a každý partner ji může sdílet ze svého jména – bez toho, aby zakládal vlastní konkurenční událost k téže akci.

Týden před akcí pošlete partnerům podklady pro jejich sociální sítě: hotový text postu, obrázek z letáčku a odkaz na událost. Kdo dostane všechno v jednom mailu, zveřejní to týž den. Kdo dostane jen prosbu „sdílejte nám to prosím”, většinou nezveřejní nic.

Čtyřkrok, který držíme: pozvánka tři týdny před · připomínka týden před · post „zítra” den před · reportáž den až dva po akci.

U velké akce k tomu přidáváme upoutávku měsíc před a programový post dva týdny před. U Víkendu otevřených zahrad 2026 jich vyšlo mnohem víc a většina šla přímo do facebookové události – tu sledovalo 6 700 lidí, takže se zpráva rozešla daleko i bez placené reklamy. Událost je pro průběžné novinky lepší místo než vlastní zeď: kdo ji sleduje, dostane je sám od sebe.

Post „zítra” jsme jednu dobu z rozpisu škrtali s tím, že den před akcí je pozdě na sbírání účastníků. Praxe nás vrátila zpátky: den před se nesbírá, den před se připomíná lidem, kteří o akci dávno vědí a zapomněli si ji zapsat. Jsou to dvě různé práce.

Reportáž do té čtveřice patří, ne mezi nepovinné přívažky. Je to jediný post, který ukazuje, že se akce vydařila – a čte ho ten, kdo zvažuje, jestli přijde příště.

Placená reklama u velkých akcí: 3 000 Kč na 25 dní je u nás optimum. Minimum je 1 000 Kč na 9 dní a spustit ji musíte nejpozději 14 dní před akcí, jinak nemá kde dohořet.

Portály s akcemi

Připravte si jednou tenhle balík a vložení akce na všech pět portálů zabere dvacet minut: název, datum a čas, místo včetně souřadnic GPS, anotace do 300 znaků, delší popis, web, kontaktní e-mail a telefon, fotka z minulého ročníku. Fotka je skoro všude povinná a plakát místo fotky některé portály odmítají.

Že to má smysl, víme od návštěvnice Víkendu otevřených zahrad: procházela Kudy z nudy, co je o víkendu k vidění, narazila na Zahradu 5 elementů a přijela. Portály čtou i redakce, když shánějí tip do rubriky „kam o víkendu”.

Vlastní weby a přihláška

Akci vypisujeme na všechny weby, které k ní patří – u nás jsou to tři a k tomu web naučné stezky, když se akce koná tam. Každý z nich sleduje jiné publikum a v článku i v postu se pak dá odkázat na kterýkoli z nich.

Přihláška vede přes stránku akce, nikdy přímo z postu do formuláře. Člověk si nejdřív přečte, kam jde, a vy uvidíte, odkud přišel. Přehled našich nejbližších akcí najdete na stránce Kde se můžeme potkat.

Cedule na plotě

U akce na průchozím místě nám áčková tabule před vchodem přivedla víc lidí než všech sedm digitálních kanálů dohromady. Osada Malina leží na trase kolem Kraví hory – kdo šel kolem a viděl, že se něco děje, přidal se. Stojí zlomek práce, kterou spolkne pět facebookových postů. Od té doby ji zařazujeme do přípravy každé akce na osadě.

Po akci

• Reportáž do 48 hodin – fotky, co se stalo, poděkování jmenovitě, zmínka další akce.
• Poděkování účastníkům e-mailem, a v něm odkaz na krátký dotazník. Jeden formulář pro všechny akce stačí, jen musí být předvyplněný názvem a datem – z čistého odkazu se odpověď k akci nepřiřadí.
• Připomínka po třech dnech těm, kdo nevyplnili. Jeden mail bez připomínky nám vrátil 17 procent.
• Otázka u ohně. Na konci akce se nahlas zeptejte, odkud se o vás lidé dozvěděli, a odpovědi si zapište. Dvě minuty, a máte přehled za celou akci místo za jednoho člověka, který vyplní formulář.

Dvě věci, které nás to naučilo

1. Termín nepřesouvejte. Termín si lidé zapisují dopředu a změnu už nemusí zachytit. Zahradní seznamku jsme v září 2026 posunuli o šest dní a přišla nula lidí, poprvé v sezóně. Když se přesunu vyhnout nejde, opravte naráz přihlašovací formulář, tabulku akcí na webu, facebookovou událost, vlastní evidenci a pošlete mail přihlášeným. A projděte texty, které už venku jsou: v reportáži z předchozí akce nám zůstala věta se starým datem.

2. Bez ptaní se nedozvíte, co zabralo. Sedm kanálů a nejvíc lidí přivedla cedule – to bychom se z Facebooku nedočetli. Jedna otázka na konci akce vám řekne víc než statistika dosahu.